Dokumentacja osobowa i płacowa

Informacje dla osób poszukujących swoich dokumentów

W związku z reformą ubezpieczeń społecznych oraz koniecznością naliczenia kapitału początkowego wiele osób poszukuje dokumentacji związanej z przebiegiem ich zatrudnienia. Choć wiele instytucji już nie istnieje, pracownicy Archiwum Narodowego w Krakowie często mogą pomóc w odszukaniu  akt osobowych, list płac oraz kartotek wynagrodzeń.

1. Najlepiej zacząć od sprawdzenia czy instytucja lub zakład, w której Państwo pracowali jeszcze istnieje. Pod starym adresem, ale często pod zmienioną nazwą nadal może funkcjonować Państwa zakład pracy. Oczywiście firma mogła się również przeprowadzić w inne miejsce. Korzystając z dowolnej wyszukiwarki internetowej lub książki telefonicznej można sprawdzić w Internecie, czy przedsiębiorstwo, w którym pracowaliśmy, nadal istnieje. W tym celu można również skorzystać z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Jeżeli mamy pewność, że instytucja której poszukujemy już nie istnieje, jej dokumentację przejąć mógł organ założycielski, sukcesor lub firma przechowująca odpłatnie dokumentację.

Cześć tego typu danych możemy odszukać w specjalnej bazie przygotowanej przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych lub przez stronę ZUS.

W przypadku, gdy Państwa zakład zatrudniał mniej niż 20 osób, niezbędne informacje może posiadać ZUS.

2. Jeśli poszukiwanie w Internecie i podanych bazach jest dla Państwa zbyt trudne, można poprosić o pomoc pracownika Archiwum. Punkt informacyjny Archiwum Narodowego w Krakowie został zorganizowany w 1992 r. Działa w budynku Archiwum przy Siennej 16 (pok. 1). Korzystając z posiadanych danych pomagamy, w miarę możliwości, odszukać informacje o miejscu przechowywania dokumentów niezbędnych do uzyskania emerytury.

Punkt informacyjny Archiwum czynny jest:

• w poniedziałek w godzinach 9.00 - 17.00
• od wtorku do piątku w godzinach 9.00 - 15.00.

Informacje można uzyskać również pod numerem telefonu +48 12 421 37 33 w godzianach pracy punktu.

Pamiętać należy, że Archiwum Narodowe w Krakowie nie przechowuje dokumentacji osobowo-płacowej wszystkich pomiotów działających w Małopolsce. W chwili obecnej przechowujemy dokumentację jedynie kilkudziesięciu podmiotów. Pełną listę wszystkich podmiotów znajdą Państwo tutaj.

Ponadto część przechowywanej przez nas początkowo dokumentacji ze względu na brak miejsca w magazynie została przekazana do  Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku. Obecnie znajduje się w Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej Archiwum Państowego w Warszawie, ul.  Stefana Okrzei 105-822 Milanówek.   

Pełna lista podmiotów, których dokumentację przekazano.

Jednocześnie informujemy, że wnioski w celu uzyskania do celów emerytalnych i innych kopii i odpisów z dokumentacji  przekazanej do Milanówka należy składać (najlepiej drogą listową)  bezpośrednio do Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku. Wzór stosownego wniosku można otrzymać w dowolnym archiwum lub osobiście pobrać i wydrukować ze strony internetowej.